INFORMATIVA EX ART.13 DEL REG. UE 2016/679 PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI FINI DELL’ISCRIZIONE ED UTILIZZO DELLA PIATTAFORMA GOOGLE WORKSPACE FOR EDUCATION

Si informano i genitori e gli studenti che, al fine di garantire l‘offerta formativa attraverso la Didattica digitale integrata (DDI), l‘adempimento di tutte le attività istituzionali della scuola relative all‘istruzione ed alla formazione degli alunni e quelle amministrative ad esse strumentali nonché per incrementare la dematerializzazione delle risorse, esplorare nuove modalità di comunicazione, educare a un uso consapevole e responsabile di internet e fornire una adeguata alfabetizzazione informatica di base ai propri studenti, l‘Istituto Comprensivo Statale di Favria ha deciso di avvalersi dei servizi della piattaforma Google Workspace for Education.
Le applicazioni di Google Workspace for Education consentono di gestire in modo efficace una
didattica collaborativa a distanza in un ambiente sicuro, progettato per stimolare in modo specifico gli apprendimenti, per aiutare alunni e insegnanti a creare, raccogliere e condividere materiali didattici; si tratta di applicazioni web o cloud, accessibili mediante un semplice browser, senza necessità di installare alcun software sui dispositivi personali (computer, notebook, tablet).
A tal fine, si forniscono le seguenti informazioni:

1. Titolare del trattamento
L’Istituto Comprensivo Statale di Favria (telefono: 0124/470067 – email: toic865006@istruzione.it – PEC: toic865006@pec.istruzione.it), in persona del Dirigente Scolastico, legale rappresentante pro tempore, in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali (di seguito, il “Titolare” o la “Scuola”) fornisce alcune informazioni in merito alle operazioni di trattamento dei dati personali degli alunni e dei docenti (di seguito, entrambi detti anche “Interessati”) poste in essere nell’ambito dello svolgimento delle funzioni istituzionali relative all’implementazione della Didattica digitale integrata (DDI) nonché ad attività didattiche finalizzate ad incrementare la dematerializzazione delle risorse, esplorare nuove modalità di comunicazione, educare a un uso consapevole e responsabile di internet e fornire una adeguata alfabetizzazione informatica di base agli studenti (di seguito, le “Attività”). Il presente documento vale ad integrazione dell’informativa privacy generale già consegnata ai docenti all’atto instaurazione del rapporto lavorativo con il Titolare e agli alunni e ai relativi esercenti la responsabilità genitoriale o tutori in occasione dell’iscrizione alla Scuola, o nel corso del percorso scolastico.

2. Responsabile Protezione dei Dati
Il responsabile della protezione dei dati è Karon S.r.l., in persona del Dott. Federico Croso, contattabile al numero telefonico: 0163.035022 o all’indirizzo email: dpo@gdprscuola.it.

3. Responsabile del trattamento dei dati
Google Ireland Limited (di seguito “Google”), con sede presso Gordon House, Barrow Street, Dublino 4, Irlanda e Microsoft Ireland Operations, Ltd. (di seguito “Microsoft”), con sede in South County Business Park Leopardstown, Dublino 18, D18 P521, Irlanda, sono Responsabili del trattamento dei dati personali comunicati della Scuola per l’utilizzo dei servizi di Google Workspace for Education e Office 365 ai sensi del Regolamento europeo sulla protezione dei dati https://gsuite.google.com/intl/it/terms/dpa_terms.html
https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-DataProtection-Addendum-DPA?lang=17

4.Dati Trattati
Nel contesto delle Attività è possibile che la Scuola tratti i seguenti dati personali degli Interessati: dati anagrafici (nome e cognome), dati di contatto (indirizzo email), ruolo, dati di identificazione elettronica, credenziali di accesso alla piattaforma (che vengono consegnate dalla Scuola per il primo accesso e che poi devono essere modificate) e/o alla strumentazione, informazioni del dispositivo di accesso, dati audio, video e immagini (qualora vengono accese le webcam dei partecipanti o in caso di condivisione di fotografie e video) domande e risposte a domande, commenti e informazioni (anche scritte, ad esempio tramite chat) nonché materiale didattico, compiti o lavori da cui posso emergere informazioni personali. (di seguito, complessivamente, i “Dati Personali”). In relazione ai Dati Personali sopra elencati, si segnala che i dati anagrafici, i dati di identificazione elettronica e l’indirizzo email sono oggetto di trattamento diretto da parte del Titolare per la creazione dell’account da parte di Google e Microsoft (quali responsabili del trattamento)

5.Finalità del trattamento e base giuridica
Il trattamento dei dati personali è finalizzato a permettere l’iscrizione degli Interessati alle piattaforme Google Workspace for Education e Office 365 Education e alla fruizione dei servizi da esse erogati in ambito esclusivamente scolastico per l’istruzione e la formazione degli alunni. Tale piattaforma verrà utilizzata per lo svolgimento della Didattica digitale integrata (DDI) nonché per attività finalizzate ad incrementare la dematerializzazione delle risorse, esplorare nuove modalità di comunicazione, educare a un uso consapevole e responsabile di internet e fornire una adeguata alfabetizzazione informatica di base agli studenti La base giuridica del trattamento è l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio pubblici poteri da parte del titolare derivante da normativa nazionale, ai sensi dell’art. 6 comma 1 lettera e) del GDPR. Si segnala, che il Titolare è altresì autorizzato a trattare anche i dati relativi a categorie particolari degli studenti, funzionali all’attività didattica e formativa in ambito scolastico (che più in generale viene a conoscenza per lo svolgimento delle attività istituzionali, come meglio precisato nell’informativa privacy ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) per il trattamento dei dati degli alunni e dei loro genitori o tutori), ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. g) del GDPR e degli artt. 2-ter e 2-sexies del Codice della privacy (D.lgs. n. 196/2003). Nello specifico le finalità istituzionali sono definite dalla normativa vigente nonché dai regolamenti, circolari, provvedimenti, o altri atti adottati dalla Scuola, anche nell’ambito della DDI

6.Natura e conferimento dei dati
Il conferimento dei dati richiesti e il conseguente trattamento sono obbligatori, in quanto previsti dalla normativa per adempiere alle prescrizioni di legge, ovvero per lo svolgimento delle attività didattiche nell’ambito degli ordinamenti scolastici vigenti e dell’autonomia della scuola; ne consegue che l’eventuale rifiuto a fornirli potrà determinare l’impossibilità del Titolare del trattamento (e del Responsabile del trattamento) di erogare il servizio richiesto e l’utilizzo delle piattaforma Google Workspace for Education e Office 365 Education. Per avere ulteriori informazioni sulla configurazione della piattaforma, sulla gestione della privacy da parte di Google, e sui termini del servizio, potete accedere ai link: https://cloud.google.com/terms/data-processing-addendum
https://edu.google.com/intl/it_it/?modal_active=none
https://gsuite.google.com/terms/education_privacy.html
https://edu.google.com/intl/it_it/why-google/privacy-security/?modal_active=none
Per avere ulteriori informazioni sulla configurazione della piattaforma, sulla gestione della privacy da parte di Microsoft, e sui termini del servizio, potete accedere ai link:
https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-DataProtection-Addendum-DPA?lang=17
https://learn.microsoft.com/it-it/privacy/eudb/eu-data-boundary-transfers-for-all-services
https://www.microsoft.com/it-it/trust-center/privacy/european-data-boundaryeudb?rtc=1#layout-container-uid95eb2 7

7.Modalità di trattamento e destinatari
Il trattamento dei dati è effettuato sia con strumenti cartacei che elettronici, nel rispetto delle misure di sicurezza minime, così come previsto dal Regolamento Europeo. Nello specifico, come riportato al par, 5, per l’implementazione delle attività didattiche digitali vengono utilizzate le piattaforme “Google Workspace for Education” e “Office 365 Education”. La raccolta dei dati avviene nel rispetto dei principi di pertinenza, completezza e non eccedenza in relazione ai fini per i quali sono trattati i Dati Personali.
I Dati Personali sono, inoltre, trattati in osservanza dei principi di liceità, correttezza e trasparenza, previsti dalla legge. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati nel pieno rispetto dell’art. 32 del GDPR. Sono autorizzati al trattamento dei dati: il personale amministrativo, tecnico e ausiliario in servizio presso la Scuola nonché i docenti. Il personale autorizzato ha accesso ai dati a seconda delle mansioni e si attiene alle norme impartite e alle disposizioni di legge per il loro trattamento. Inoltre potrà venire a conoscenza dei dati Google Ireland Limited e Microsoft in qualità di aziende fornitrici della piattaforma (designate responsabili del trattamento dei dati, vedi par. 3). Si segnala che le comunicazioni di dati avvengono all’interno del gruppo classe a cui partecipano esclusivamente alunni (e le famiglie) e i docenti. Non saranno effettuate altre comunicazioni o diffusioni di dati a soggetti diversi da quelli incaricati dal Titolare (addetti sotti la sua autorità o sotto l’autorità dei suoi responsabili del trattamento). Infine, per finalità connesse alle esigenze di sicurezza (anche dei dati e delle informazioni conservate presso i propri sistemi) e per il miglioramento dei propri servizi, la Scuola può trattare, nei limiti di quanto consentito dalla legge e secondo canoni di trasparenza e necessità alcune informazioni e dati derivanti dall’utilizzo della piattaforma di Google.

8.Trasferimento dei dati personali
Di norma i Dati Personali non sono trasferiti verso un Paese terzo o un’organizzazione internazionale. Tuttavia, si segnala sin d’ora, che sia Google che Microsoft si avvalgono di server ubicati anche in Stati extra UE e che dichiarano di rispettare la normativa europea sul trasferimento dei dati. In ogni caso, qualora dovesse rendersi necessario, l’eventuale trasferimento dei dati avverrà in conformità alle prescrizioni del Data Privacy Framework UE-USA e/o in presenza di condizioni tali da assicurare un livello di protezione dei Dati Personali conforme a quello richiesto dal GDPR (clausole contrattuali standard, decisioni di adeguatezza, etc.). Ad ogni modo, gli interessati sono pregati di dare lettura alle condizioni d’uso delle piattaforme utilizzate, con ogni conseguenza in termini di scelta consapevole del trattamento.

9.Conservazione
I dati verranno conservati in archivi informatici e/o cartacei secondo le indicazioni delle Regole tecniche in materia di conservazione digitale degli atti definite da AGID e nei tempi e nei modi indicati dal Massimario di conservazione e scarto per le Istituzioni scolastiche, ed in ogni caso per un periodo non eccedente quello indispensabile per il perseguimento delle finalità. Tutti i dati presenti nella piattaforma relativi ad attività scolastiche verranno cancellati al termine del progetto didattico. Di norma tale termine coincide con la chiusura dell’anno scolastico. Qualora gli interessati utilizzino lo spazio cloud a disposizione con la piattaforma Google Workspace for Education e Microsoft per conservare informazioni e dati personali si segnala che con la chiusura dell’account tutto quanto conservato verrà cancellato definitivamente. Infine si segnala che Google e Microsoft utilizzano una tecnologia in cloud per la conservazione dei dati e che sono certificate dall’AGID e presenti nell’AgID Cloud Marketplace.

10.Diritti
Gli Interessati potranno rivolgersi al Titolare del trattamento, per far valere i propri diritti, così come previsto dagli articoli 15-22 del Regolamento Europeo 2016/679, ed hanno diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che li riguardano. Gli Interessati hanno sempre il diritto di esercitare la richiesta di accesso e di rettifica dei loro dati personali e, ove applicabile, il diritto a richiedere l’oblio, la limitazione del trattamento, la portabilità dei dati nonché la revoca del consenso, se richiesto (la revoca non pregiudica la liceità del trattamento basata del consenso prestato precedentemente). Gli Interessati potranno esercitare tutti i diritti di cui sopra inviando una e-mail al Responsabile della Protezione dei dati o al Titolare del trattamento ai recapiti sopra indicati. Gli interessati hanno inoltre diritto di proporre reclamo o una segnalazione all’Autorità di controllo dello Stato di residenza (Autorità Garante per la protezione dei dati personali).

11.Processo decisionale automatizzato
Non è previsto un processo decisionale automatizzato ai sensi dell’art. 13, co. 2, lett. f GDPR.

12.Informazioni aggiuntive

Google ha redatto una informativa dettagliata in ottemperanza a quanto previsto dal Regolamento Europeo 679/2016 GDPR per aiutare gli utenti di Google Workspace for Education e i genitori a comprendere quali dati raccolgono, il motivo per cui li raccolgono e come li utilizzano che potete trovare al seguente link: https://gsuite.google.com/terms/education_privacy.html
Il Titolare invita gli Interessati a visitare la pagina https://edu.google.com/intl/it_it/?modal_active=none
che spiega i servizi di Google Workspace for Education per la scuola. Microsoft, titolare dei servizi della piattaforma di Office 365 Education, ha redatto una informativa dettagliata in ottemperanza a quanto previsto dal Regolamento Europeo 679/2016 GDPR per aiutare gli utenti di Office 365 Education e i genitori a comprendere quali dati raccolgono, il motivo per cui li raccolgono e come li utilizzano che potete trovare al seguente link: https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-DataProtection-Addendum-DPA?lang=17
Vi invitiamo inoltre a visitare la pagina https://www.microsoft.com/it-it/education/students che spiega i servizi di Office 365 Education, nonché la pagina https://www.microsoft.com/it-it/trustcenter/privacy/european-data-boundary-eudb?rtc=1#layout-container-uid95eb2
relativa al processo di introduzione dell’EU Data Boundary per le organizzazioni e le pubbliche amministrazioni che sono clienti di Microsoft nell’UE e nell’EFTA.

f.to il DIRIGENTE SCOLASTICO

ULTIMO AGGIORNAMENTO: NOVEMBRE 2023